Geschenke für Kund:innen und Mitarbeiter:innen steuerlich richtig behandeln

Mitarbeiter:innen

Lohnsteuer

Der Lohnsteuer unterliegen nicht nur die Barlöhne, sondern grundsätzlich auch alle anderen geldwerten Vorteile (Sachbezüge), die Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhalten. Von diesem Grundsatz gibt es eine wichtige Ausnahme: Geldwerte Vorteile aus der Teilnahme an Betriebsveranstaltungen und die dabei empfangenen Sachzuwendungen sind lohnsteuerfrei. Für die Lohnsteuerfreiheit ist im Einzelnen folgendes zu beachten: 

• Sachzuwendungen sind bis maximal 186 EUR jährlich pro Mitarbeiter:in steuerfrei. Weitere Sachgeschenke aus anderem Anlass (z.B. Ostern, Betriebsausflug) sind mit zu berücksichtigen, Sachzuwendungen für Dienst- und Firmenjubiläum hingegen nicht.
• Steuerfrei sind nur Sachzuwendungen. Geldzuwendungen sind immer steuerpflichtig. Zu den Sachzuwendungen gehören auch Gutscheine und Geschenkmünzen, die nicht in Bargeld abgelöst werden können. Goldmünzen bzw. Golddukaten, bei denen der Goldwert im Vordergrund steht, werden nach der Verwaltungspraxis als Sachzuwendung anerkannt. Entgegen einer Entscheidung des Unabhängigen Finanzsenates gelten nach Meinung des Finanzministeriums auch Autobahnvignetten als Sachzuwendung.
• Die Sachzuwendung darf nicht den Charakter einer individuellen Belohnung einer Mitarbeiterin / eines Mitarbeiters darstellen (z.B. wegen guter Arbeitsleistung, aus Anlass des Geburtstages, der Eheschließung etc.). Es muss sich um eine generelle Zuwendung an alle Mitarbeiter:innen aus bestimmten Anlässen (z.B. Weihnachten, Firmenjubiläum, Betriebsausflug etc.) handeln.
• Die Abhaltung einer Betriebsveranstaltung (z.B. Weihnachtsfeier) ist für die Steuerfreiheit der Sachzuwendung nicht erforderlich. Wird eine solche abgehalten, wird der Vollständigkeit halber darauf hingewiesen, dass der geldwerte Vorteil aus der kostenlosen Teilnahme (z.B. für Verpflegung, Teilnahme an Unterhaltungsdarbietungen, Reisen etc.) bis zu 365 EUR zusätzlich zu den 186 EUR für Gutscheine pro Mitarbeiter:in im Jahr steuerfrei ist. Geldwerte Vorteile, die bei anderen Betriebsveranstaltungen (auch bei Firmen- und Dienstjubiläen) gewährt wurden, sind mitzurechnen. 
• Der Wert von nicht stattfindenden Betriebsveranstaltungen kann seit 2022 nicht mehr steuerfrei in Gutscheinen abgegolten werden.

Einkommensteuer 

Die Geschenke können als Betriebsausgaben (freiwilliger Sozialaufwand) beim Unternehmer geltend gemacht werden.

Umsatzsteuer 

Weihnachtsgeschenke für Mitarbeiter:innen unterliegen grundsätzlich der Umsatzsteuer. Ausgenommen sind lediglich Aufmerksamkeiten. Voraussetzung für die Umsatzsteuerpflicht ist, dass für das Geschenk ein gänzlicher oder teilweiser Vorsteuerabzug möglich war. Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer ist der Einkaufspreis bzw. die Selbstkosten.

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Kundengeschenke

Einkommensteuer

Weihnachtsgeschenke für Kund:innen und Geschäftspartner:innen sind üblicherweise nicht als Betriebsausgabe absetzbar. Derartige Kosten fallen unter den so genannten „nicht abzugsfähigen Repräsentationsaufwand“. 

Sehr wohl als Betriebsausgabe geltend gemacht werden können solche Kundengeschenke, die aus Gründen der Werbung überlassen werden. Dies gilt jedoch nur dann, wenn die Gegenstände geeignet sind, eine entsprechende Werbewirkung zu entfalten. Dies ist beispielsweise bei Kugelschreibern, Kalendern, Feuerzeugen etc. dann der Fall, wenn sie mit der Firmenaufschrift oder dem Firmenlogo versehen sind und es sich dabei nicht um exklusive Produkte handelt.

Umsatzsteuer

Auch Kundengeschenke unterliegen grundsätzlich der Umsatzsteuer, unter der Voraussetzung, dass für sie ein gänzlicher oder teilweiser Vorsteuerabzug möglich war. Ausgenommen sind nur Geschenke von geringem Wert oder Warenmuster. Ein geringer Wert ist bis 40 EUR (ohne Umsatzsteuer) anzunehmen, wobei die an eine Empfängerin / einen Empfänger pro Kalenderjahr abgegebenen Geschenke diese Grenze nicht übersteigen dürfen. Aufwendungen für geringwertige Werbeträger wie Kugelschreiber sind vernachlässigbar und sind nicht in die 40 EUR-Grenze mit einzurechnen. 

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Zusammenfassend kann gesagt werden, dass „echte“ Weihnachtsgeschenke – also keine Werbeartikel bzw. Warenproben – für Kund:innen weder als Betriebsausgabe geltend gemacht werden können, noch das Recht zum endgültigen Vorsteuerabzug besteht, sofern die Grenze von 40 EUR überschritten wird.

 

Quelle: WKO.AT