Alle Jahre wieder stellt sich für Unternehmer:innen die Frage, wie man Geschenke für Kund:innen und Mitarbeiter:innen steuerlich absetzen kann. Zu unterscheiden ist, wer Geschenkempfänger:in ist, da dann jeweils unterschiedliche Regelungen gelten.
Der Lohnsteuer unterliegen nicht nur die Barlöhne, sondern grundsätzlich auch alle anderen geldwerten Vorteile (Sachbezüge), die Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhalten. Von diesem Grundsatz gibt es eine wichtige Ausnahme: Geldwerte Vorteile aus der Teilnahme an Betriebsveranstaltungen und die dabei empfangenen Sachzuwendungen sind lohnsteuerfrei. Für die Lohnsteuerfreiheit ist im Einzelnen folgendes zu beachten:
Die Geschenke können als Betriebsausgaben (freiwilliger Sozialaufwand) beim Unternehmer geltend gemacht werden.
Weihnachtsgeschenke für Mitarbeiter:innen unterliegen grundsätzlich der Umsatzsteuer. Ausgenommen sind lediglich Aufmerksamkeiten. Voraussetzung für die Umsatzsteuerpflicht ist, dass für das Geschenk ein gänzlicher oder teilweiser Vorsteuerabzug möglich war. Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer ist der Einkaufspreis bzw. die Selbstkosten.
Weihnachtsgeschenke für Kund:innen und Geschäftspartner:innen sind üblicherweise nicht als Betriebsausgabe absetzbar. Derartige Kosten fallen unter den so genannten „nicht abzugsfähigen Repräsentationsaufwand“.
Sehr wohl als Betriebsausgabe geltend gemacht werden können solche Kundengeschenke, die aus Gründen der Werbung überlassen werden. Dies gilt jedoch nur dann, wenn die Gegenstände geeignet sind, eine entsprechende Werbewirkung zu entfalten. Dies ist beispielsweise bei Kugelschreibern, Kalendern, Feuerzeugen etc. dann der Fall, wenn sie mit der Firmenaufschrift oder dem Firmenlogo versehen sind und es sich dabei nicht um exklusive Produkte handelt.
Auch Kundengeschenke unterliegen grundsätzlich der Umsatzsteuer, unter der Voraussetzung, dass für sie ein gänzlicher oder teilweiser Vorsteuerabzug möglich war. Ausgenommen sind nur Geschenke von geringem Wert oder Warenmuster. Ein geringer Wert ist bis 40 EUR (ohne Umsatzsteuer) anzunehmen, wobei die an eine Empfängerin / einen Empfänger pro Kalenderjahr abgegebenen Geschenke diese Grenze nicht übersteigen dürfen. Aufwendungen für geringwertige Werbeträger wie Kugelschreiber sind vernachlässigbar und sind nicht in die 40 EUR-Grenze mit einzurechnen.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass „echte“ Weihnachtsgeschenke – also keine Werbeartikel bzw. Warenproben – für Kund:innen weder als Betriebsausgabe geltend gemacht werden können, noch das Recht zum endgültigen Vorsteuerabzug besteht, sofern die Grenze von 40 EUR überschritten wird.
Quelle: WKO.AT